Flexibee: Modul evidence smluv

ABRA Flexibee má fantastický modul pravidelné automatické fakturace. Při prvním setkání ovšem nemusí být všechno hned jasné, proto si společně projdeme modelové příklady automatického generování faktur

Tento manuál je strukturovaný tak, že hlavní podrobný popis postupu najdete v sekci Prepaid faktury na měsíc dopředu. Následující sekce popisují další možné modifikace fakturace, a to způsobem porovnání rozdílů oproti původnímu postupu.

Pro podrobnější nápovědu k modulu automatické fakturace klikněte na tento odkaz.

Jak vygenerovat měsíční fakturu dopředu?

Představte si, že firmě „X“ fakturujete každý měsíc částku 500,- Kč za poskytování internetu. Službu vždy dodáváte od prvního do posledního dne v měsíci, např. od 1. 2. do 28. 2. Vždy 15 dní před začátkem období, za které chcete službu vyúčtovat, musíte vygenerovat dopředu fakturu na další měsíc.

Parametry služby:

Platnost od = 15.1.2011

Frekvence fakturace (měsíců) = 1

Obrátkový den = 1

Fakturovat dní předem/po = 15

Způsob fakturace = dopředu

Datum první faktury: den vytvoření smlouvy (po 17.12.2010)

Období první faktury: 15.1.2011 až 31.1.2011, částka je poměrem kalendářních dnů

Datum druhé faktury: 17.1.2011

Období druhé faktury: 1.2.2011 až 30.2.2011

Cíl:

Chci vygenerovat fakturu za poskytované internetové služby formou zálohové faktury. Faktura bude vystavena vždy k 15. dni v měsíci na měsíc dopředu. Dnešní datum je 28. 6. 2015, takže když fakturu vystavím dnes, bude to zálohová faktura od 15. 6. 2015 do 14. 7. 2015.

Postup:

Jako datum splatnosti i datum účinnosti zadejte 15. 6. 2015.

OdberatelskeSmlouvy-Zakladni

V nastavení fakturace nastavte frekvenci fakturace = 1.

Jako obrátkový den zadejte 15. den v měsíci X. Jako obrátkový měsíc zadejte číslo 1. Jako typ faktury zvolte zálohová faktura. (Toto nastavení provedete v sekci Prodej – Typy dokladů – Typy vydaných faktur.)

OdberatelskeSmlouvy-NastaveniGenerace

U Standardní položky smluv dole klikněte na tlačítko Přidat a zadejte požadovanou službu.

Zvolte kód z ceníku dle Vaší definice položky. Poté zadejte množství = 1, platnost od data 15. X. a frekvence fakturace = 1.

StandardniPolozka-Zakladni

Sekce Nastavení generace má obdobné nastavení jako Nastavení generace u odběratelských smluv. ABRA Flexibee by měla poskytovat prioritizaci následujícím směrem:

Nastavení generace u standardní položky smluv > Nastavení generace u odběratelských smluv > Základní v sekci Typy odběratelských smluv.

StandardniPolozka-nastaveniGenerace

Zkontrolujte, že v sekci Upřesnění není vyplněno datum v kolonce Konec posledního fakturačního období. Vyplněné datum působí problémy při testování generování faktur. Pokud vygenerujte fakturu, která Vám nevyhovuje, můžete ji smazat, ale k tomu musíte smazat i datum vygenerované v této sekci.

StandardniPolozka-upresneni

Teď už stačí jen fakturu uložit a kliknout na magické tlačítko Generovat faktury vpravo nahoře. Po vygenerování faktury si zkontrolujte, že všechny údaje jsou v pořádku.

NahledFA01

Pokud se chcete potěšit výsledkem, není nic lepšího než se podívat na celou vygenerovanou fakturu.

NahledFA02Pdf

Pokud nechcete generovat faktury od 15. X. do 14. X. + 1, pak jednoduše nastavte platnost od 1. X., generování ponechte na obrátkovém dni 1 a fakturu vždy vystavujte 15. dne v měsíci. Předveďme si tento postup na konkrétním příkladu.

Hlavní změna oproti předchozímu postupu spočívá v následujících údajích:

  • Obrátkový měsíc
  • Frekvence fakturace
  • Fakturované množství

Představte si, že vystavujete fakturu na rok dopředu, a to od 1. 11. 2015. Pak bude obrátkový měsíc číslo 11 a frekvence fakturace číslo 12.

Obrátkový den nastavte na číslo 1, aby se vystavila faktura od 1. 11. 2015 do 31. 10. 2016. Pokud zvolíte jako obrátkový den číslo 15, pak se vystaví faktura od 15. 11. 2015 do 14. 10. 2016.

Snímek z 2015-06-28 21:21:40

V našem příkladu fakturujeme službu internet, kdy za jeden měsíc rychlosti 7 Mbps účtujeme částku 300,- Kč. Pokud chcete vystavit fakturu na jeden rok, pak zadejte množství 12. Výsledná faktura bude na částku 300,- Kč × 12 = 3.600,- Kč.

Snímek z 2015-06-28 21:21:32

Při vystavování Postpaid faktury na měsíc zpětně spočívá hlavní změna oproti původnímu postupu v následujících položkách:

  • Typ faktury není zálohový doklad, ale „faktura na ostro“
  • Způsob fakturace není dopředu, ale zpětně

Všechny ostatní kroky zůstávají stejné jako u Prepaid faktury na měsíc dopředu.

Pokud si nevíte rady, napište nám ticket a držte se našich tipů, jak napsat správný ticket.